Upravljanje zapisima To je bitna funkcija tvrtki, neprofitnih organizacija, državnih agencija, socijalnih, medicinskih, komercijalnih agencija, financijske institucije, škole, sveučilišta i sve vrste subjekata koji generiraju informacije koje treba održavati tijekom određenog razdoblja definitivno. Pojedina kućanstva također trebaju prakticirati dobro vođenje evidencije. Upravljanje zapisima također je sustavni, organizirani, planirani i kontrolirani postupak upravljanja ili praćenja životnog ciklusa zapisa. Zapis može biti materijalni papirnati predmet ili u digitalnom ili elektroničkom obliku. Evidencija se može čuvati u financijskim, medicinskim, informativnim, formalnim dokumentima, dokumentima ured, platni spisak, vladini obrasci i e-mailovi među stotinama drugih vrsta evidencije.
Upravljanje zapisima obrađuje sve tri faze životnog ciklusa zapisa: Stvaranje ili primanje zapisa; Održavanje, sigurno čuvanje, pronalaženje ili opća uporaba zapisa; Odredba zapisa.
Reklame
U ovom ćete članku pronaći:
Stvaranje zapisa
Stvaranje ili primanje zapisa to je ono što stvara potražnju za upravljanjem zapisima. Bez obzira radi li se o prijavi za posao, računu ili izvješću o kontroli zaliha, jednom zapis je stvoren, sve ostale operacije ili funkcije upravljanja za taj zapis moraju biti zaposlenici. Jedna od funkcija postupka upravljanja zapisima je utvrđivanje tijeka zapisa nakon što je stvoren ili primljen. Tko mora vidjeti zapis? Kamo ide zapis nakon što su ga svi vidjeli ili djelovali (poput zapisa o uplati na račun)? Tko je odgovoran za osiguravanje sigurnog čuvanja zapisa? Na sva ova pitanja trebaju se dobro priopćeni odgovori.
Održavanje registra
Vođenje evidencije uključuje obavljanje operacija za pohranu zapisa. Brojni razlozi moraju se uzeti u obzir kada pohraniti zapise, uključujući mogućnost da zapis bude dostupan onima koji se trebaju pozvati na informacije ili im imaju pristup. Druga strana dostupnosti zapisa označava tko ne može pristupiti zapisu.
Reklame
Kad zapisa nema na skladištu, za dobro upravljanje zapisima od vitalne je važnosti imati uspostavljen sustav. mjesto za utvrđivanje tko ima zapis, gdje ga ima i kada ga namjerava vratiti Registracija. Osiguravanje pravilnog vraćanja zapisa također je važan dio sustava upravljanja zapisima.
Reklame
Sigurno pohranjivanje zapisa može obuhvaćati pohranu digitalnih kopija svake ploče izvan mjesta u drugom uredu ili u sefu u banci. Zapise treba čuvati na hladnom i suhom mjestu kako ne bi došlo do oštećenja papira ili elektroničkih kopija. Procesi arhiviranja dio su faze održavanja upravljanja zapisima. Određivanje kada zapis ispunjava uvjete za arhiviranje dio je upravljanja zapisima. Dio je ove funkcije i odabir mjesta arhiviranja zapisnika i trajanja arhiviranja dnevnika. Neke se evidencije poput povijesnih mogu čuvati doživotno, a ponekad i izvan tvrtke. Za gradove, države i općine povijesni se zapisi možda moraju čuvati na neodređeno vrijeme.
Brisanje zapisa
Izbriši zapise u pravom vremenskom okviru je presudno. Uklanjanje većine zapisa mora se izvršiti usitnjavanjem. Razmatranja za brisanje uključuju određivanje koliko dugo zapis treba biti pohranjen. Vremenski okvir za vođenje evidencije ovisi o prirodi zapisa. Neke evidencije o skladištenju diktiraju državni propisi, poput poreznih evidencija, neke od banaka za upravljanje zajmovima, a neke za pravne smjernice, poput papira inkorporacija.
Reklame
Uključuje i određivanje načina na koji će se raspolagati zapisima, primjerice usitnjavanjem ili zapošljavanjem unutar tvrtke Od vanjske tvrtke do fragmentacije i razvoja sustava praćenja zbrinjavanja također mogu biti korisni. Popis zapisa po kategorijama gdje su uklonjeni, kako su uklonjeni i gdje mogu biti korisni za dugoročno upravljanje zapisima. Uz to, primjena mehanizma odobrenja za brisanje zapisa može osigurati da svi koji trebaju znati znaju prije nego što se zapisi unište.
Ostala razmatranja za upravljanje zapisima
Nekoliko drugih mogućnosti za prilagodbu sustavu upravljanja dokumentima uključuju dokumentiranje i priopćavanje politika i postupaka povezanih s upravljanjem zapisima, razvojem i implementirati kontrolne mehanizme i postupke za svaku fazu upravljanja zapisima i održavati sustave upravljanja zapisima jednostavnim i lakim za komunikaciju i lakim za upotrebu. upravljati.
Reklame
Resursi za upravljanje zapisima o učenju
Dostupne su stotine resursa za učenje učinkovitog upravljanja zapisima. Tehničke škole, fakulteti i sveučilišta, internetska obuka i priručnici obiluju lokalnoj knjižari ili sveučilišna knjižara koja može pomoći u razvoju učinkovitog i s poštovanjem sustava upravljanja evidencijama Zakon. Također uvijek provjerite lokalne, državne i savezne propise.
