Manajemen catatan Ini adalah fungsi penting dari perusahaan, organisasi nirlaba, lembaga pemerintah, sosial, medis, lembaga komersial, lembaga keuangan, sekolah, universitas, dan semua jenis entitas yang menghasilkan informasi yang perlu dipertahankan selama periode waktu tertentu pasti. Setiap rumah tangga juga perlu mempraktikkan pencatatan yang baik. Manajemen arsip juga merupakan proses yang sistematis, terorganisir, terencana, dan terkendali untuk mengelola atau memantau siklus hidup arsip. Sebuah catatan dapat berupa benda kertas yang nyata atau bisa dalam bentuk digital atau elektronik. Catatan dapat disimpan dalam keuangan, medis, informasi, dokumen formal, dokumen kantor, penggajian, formulir pemerintah, dan email di antara ratusan jenis lainnya catatan.
Manajemen arsip membahas tiga fase siklus hidup arsip: Penciptaan atau penerimaan arsip; Pemeliharaan, penyimpanan yang aman, pengambilan, atau penggunaan umum dari catatan; Penyediaan catatan.
Iklan
Dalam artikel ini Anda akan menemukan:
Penciptaan Catatan
Pembuatan atau penerimaan catatan itulah yang menciptakan permintaan untuk manajemen arsip. Baik itu lamaran kerja, faktur, atau laporan pengendalian inventaris, setelah arsip telah dibuat, semua operasi atau fungsi manajemen lain untuk arsip itu harus karyawan. Salah satu fungsi dari proses manajemen arsip adalah untuk menentukan aliran arsip setelah dibuat atau diterima. Siapa yang harus melihat catatannya? Ke mana perginya catatan itu setelah semua orang melihat atau bertindak atas catatan itu (seperti catatan pembayaran di rekening)? Siapa yang bertanggung jawab untuk memastikan penyimpanan catatan yang aman? Semua pertanyaan ini membutuhkan jawaban yang dikomunikasikan dengan baik.
Pemeliharaan registri
Penyimpanan catatan melibatkan melakukan operasi untuk menyimpan catatan. Sejumlah pertimbangan harus dipertimbangkan ketika menyimpan catatan, termasuk kemungkinan bahwa arsip tersedia untuk diambil kembali oleh mereka yang perlu merujuk ke informasi atau memiliki akses ke sana. Sisi lain dari membuat catatan tersedia adalah menunjukkan siapa yang tidak dapat mengakses catatan.
Iklan
Ketika arsip habis penyimpanan, sangat penting bagi manajemen arsip yang baik untuk memiliki sistem. tempat untuk menentukan siapa yang memiliki catatan, di mana mereka memiliki catatan, dan kapan mereka berniat mengembalikannya merekam. Memastikan pengembalian arsip yang tepat juga merupakan bagian penting dari sistem manajemen arsip.
Iklan
Penyimpanan arsip yang aman dapat mencakup penyimpanan salinan digital dari setiap arsip di luar lokasi di kantor lain atau di brankas di bank. Catatan harus disimpan di tempat yang sejuk dan kering untuk menghindari kerusakan pada kertas atau salinan elektronik. Proses pengarsipan merupakan bagian dari fase pemeliharaan manajemen arsip. Menentukan kapan suatu arsip memenuhi syarat untuk diarsipkan adalah bagian dari manajemen arsip. Ini juga merupakan bagian dari fungsi ini untuk memilih di mana log diarsipkan dan berapa lama log diarsipkan. Beberapa catatan seperti catatan sejarah dapat disimpan seumur hidup dan terkadang di luar perusahaan. Untuk kota, negara bagian dan kotamadya, catatan sejarah mungkin harus disimpan tanpa batas waktu.
Penghapusan catatan
Hapus catatan dalam kerangka waktu yang tepat sangat penting. Penghapusan sebagian besar catatan harus diselesaikan dengan merobek-robek. Pertimbangan untuk penghapusan termasuk menentukan berapa lama catatan harus disimpan. Kerangka waktu untuk menyimpan catatan tergantung pada sifat catatan. Beberapa catatan penyimpanan ditentukan oleh peraturan pemerintah, seperti catatan pajak, beberapa bank untuk manajemen pinjaman dan beberapa untuk pedoman hukum, seperti surat-surat penggabungan.
Iklan
Ini juga termasuk menentukan bagaimana arsip dibuang, seperti dengan penghancuran atau perekrutan intra-perusahaan Dari perusahaan eksternal hingga fragmentasi dan pengembangan sistem pelacakan pembuangan juga dapat membantu. Mencantumkan arsip berdasarkan kategori di mana mereka dihapus, bagaimana mereka dihapus, dan di mana dapat bermanfaat untuk manajemen arsip jangka panjang. Selain itu, menerapkan mekanisme persetujuan untuk penghapusan arsip dapat membantu memastikan bahwa setiap orang yang perlu mengetahuinya mengetahui sebelum arsip dimusnahkan.
Pertimbangan Lain untuk Manajemen Arsip
Beberapa pilihan lain untuk beradaptasi dengan sistem manajemen rekod termasuk mendokumentasikan dan mengkomunikasikan kebijakan dan prosedur yang terkait dengan manajemen rekod, mengembangkan dan menerapkan mekanisme dan prosedur kontrol untuk setiap fase manajemen arsip dan menjaga agar sistem manajemen arsip tetap sederhana dan mudah dikomunikasikan serta mudah digunakan. mengelola.
Iklan
Sumber Daya untuk Mengelola Catatan Pembelajaran
Ada ratusan sumber daya yang tersedia untuk mempelajari manajemen arsip yang efektif. Sekolah teknik, perguruan tinggi dan universitas, pelatihan online, dan buku referensi berlimpah di toko buku lokal atau toko buku universitas yang dapat membantu pengembangan sistem manajemen arsip yang efektif dan terhormat hukum. Juga selalu periksa dengan peraturan lokal, negara bagian dan federal.
