▷ למה כדאי לעשות מיפוי תהליכים עסקיים בחברה שלך?

אם עדיין לא ביצעת מיפוי תהליכים עסקיים בחברה שלך, אתה מאחר, אבל אל תדאג, במאמר זה אנו הולכים לספר לך כיצד לעשות זאת כך שהביצועים והפרודוקטיביות שלך יגדלו ב- מַמָשִׁי.

טכניקה זו היא תהליך ויזואלי המשמש לארגון זרימת העבודה של צוות או חברה מתחילתו ועד סופו. לַעֲשׂוֹת דיאגרמות על מיפוי תהליכים היא שיטה יותר מוכחת בכל הנוגע להבטחת עקביות בעסק. זה לא משנה אם אתה סטארטאפ או חברה מבוססת יותר, הכלי הזה מבטל עיכובים וחוסר יעילות בתהליכים העסקיים שלך.

אם אתה לא יודע איך להתחיל עם מיפוי תהליכים, אל תדאג, בשביל זה יש לך את המאמר הזה.

מהו מיפוי תהליכים עסקיים?

נתחיל מהבסיסי ביותר, שזו ההגדרה. זהו זרימת עבודה המתארת ​​את כל הפרטים של תהליך בצורה ויזואלית, המנחה את כל המשתתפים בכל המשימות שיש לבצע במהלך התהליך. זה עוזר לשפר את היעילות בפונקציות וכתוצאה מכך לשפר תהליכים.

בין היתרונות של מיפוי תהליכים עסקיים נוכל להדגיש:

• שפר את הפרודוקטיביות: רשום הכל בידיעה מי אחראי על מה לא רק עוזר לכל אדם המעורב יש תפקיד ברור יותר, אבל זה עוזר לפרודוקטיביות להיות הרבה יותר טובה כדי שהכל יהיה נכון מוּגדָר.
• הופך תהליכים לשקופים יותר: בחברה שבה לעבוד מהבית יותר ויותר נפוץ, תרשים תהליכים עוזר לתאם משימות כך שכולם נמצאים באותו עמוד ויודע על מה הם עובדים.
• פותר בעיות: אם הכל מתוכנן היטב, לא אמורות להיות בעיות מכל סוג שהוא, מה גם בתהליך יצירת התהליך של עסקים יכולים להתעורר לפני שהם מתרחשים, כך שניתן למצוא פתרון כדי שהבעיה לא תגיע לְהוֹפִיעַ.
• להקל על שיתוף פעולה: כאשר כל התהליך ממופה עם כל הצוות וכולם יודעים מה לעשות, שיתוף הפעולה עובר לשלב הבא.

כיצד מתבצע מיפוי תהליכים עסקיים?

הגדירו את המשימות החשובות ביותר – בשלב הראשון, הדבר החשוב ביותר הוא להגדיר את המשימות העיקריות כדי לראות על מה אתה הולך להתבסס כדי להשיג את מטרות הפרויקט. זה יכול לכלול את המידע, המשאבים, העובדים וכל הגורמים הדרושים שבשלב מסוים בפרויקט הולכים להיות חלק ממנו.

הזמן את האנשים הנכונים - זה נראה בסיסי, אבל אתה רק צריך להזמין את האנשים שבאמת הולכים להיות מעורבים בפרויקט. זו לא תהיה הפעם הראשונה שמישהו נוכח אבל אז הוא לא מתכוון לעשות כלום וזה משהו שיש להימנע ממנו בכל מחיר כי זמן זה כסף. בנוסף, הזמנת האנשים שהולכים להשתתף תעזור לכם להגדיר את השלב הבא הרבה יותר טוב, כי בשביל זה יש אנשי מקצוע.

דמיינו את המשימות ואת ביצוען – צור רצף של כל פעילות שהיא חלק מהתהליך הכולל. הקצו לעובדים הרלוונטיים להיות אחראים על כל אחת מהמשימות ותנו להם לעזור לכם להגדיר את ביצועה.

הגדירו את ההתחלה והסוף - לאחר שכל המשימות מוגדרות היטב, הדבר הבא הוא להגדיר תאריך התחלה וא מועד אחרון עבור כל אחד באופן עצמאי לאחר מכן לבצע חישובים כדי להגדיר את התאריכים של פרויקט כולל. בשלב זה יש להגדיר גם את סדר המשימות לפי עדיפותן בגלובלי.

בדוק את התרשים – לאחר שהכל משתקף בתרשים, תנוחו יום אחד ובדקו אותו למחרת כדי לראות שהכל נכון. כאן תוכלו שוב לבקש את עזרת האנשים המעורבים בפרויקט. חשוב לתת לכמה שעות מנוחה ולהיות מסוגל לראות הכל בבירור.

לעשות את זה טוב יותר – שלב זה אינו חייב להיעשות מיד לאחר תכנון התהליך, אלא יש לבצעו בדיעבד לאחר השלמת הפרויקט עצמו. אתה צריך לשאול את עצמך דברים כמו מה הלך טוב? מה ניתן לשפר? וכך נסו לשפר את הפעם הבאה.

4 טיפים ליצירת מיפוי תהליכים עסקיים מושלם

1. אל תטען אותו עם מידע: זה חייב להיות משהו ויזואלי שהוא לא משעמם. אל תעמיס אותו במידע שניתן להסביר. פשוט כתוב את הנקודות החשובות בצורה כזו שקל לפרש אותן.
2. בקש מהצוות שלך עזרה: יכול להיות שאתה המנהל, אבל קבלת מידע מהאנשים שיעבדו על הפרויקט יכול לעזור לך לתכנן תוצאות מציאותיות. בנוסף, הצוות שלך ירגיש גאה להיות חלק מהתהליך וזה משהו שתמיד עוזר.
3. צור דיאגרמות נוספות: אם אתה חושב שזה מעניין לשים עוד מידע, עזור לעצמך עם דיאגרמות אחרות כדי שהצוות לא ילך לאיבוד ובעיקר כדי שלא יהיה בעיה בעבודה.
4. השתמש בתוכנה מקוונת: יצירת דיאגרמות מסוג זה באינטרנט היא לא רק הרבה יותר קלה, מהירה ואינטואיטיבית, אלא שהשינוי שלהן פשוט יותר וניתן להתייעץ איתם בלחיצה אחת בלבד.

עכשיו אתה יודע איך לעשות מיפוי תהליכים. השתמש בתיאוריה הלכה למעשה כדי לתת לעסק שלך את הדחיפה הדרושה לו כדי להצליח.