▷ היקף פרויקט; הגדרה וכיצד לעשות זאת

היקף הפרויקט קובע במה יש לטפל כדי להשיג את התוצאה בהצלחה. סיומו, קביעת גבולות הפרויקט, מטרותיו, יעדיו, תוצריו ו דרישות; לפיכך, ההיקף הוא מהותי, שכן הוא מספק מדריך ברור לביצוע ולשליטה בו.

הוא היקף של פרויקט תמיד יהיה אחד חלק מהותי ב ניהול של כל פרויקט, מכיוון שהוא מאפשר לך לטפל בכל ההיבטים הדרושים כדי להשיג הצלחה.

ובכן, זה בהיקף שבו קובע בצורה ברורה ופשוטה כיצד ייגשו לפרויקט ומה יהיו היעדים, התוצרים, הדרישות והגבולות שלו; כך ניתן למנוע חריגות וסיכונים בביצוע הפרויקט ולהקל על תכנון התקציב.

למרות זאת, כיצד להגדיר פרויקט בקלות וללא סיבוכים?, כאן נספר לכם איך, אבל קודם בואו נגדיר את הרעיון שלו.

מה היקף הפרויקט?

היקף הפרויקט מתייחס לגבולות הספציפיים של העבודה שיש לבצע במסגרת פרויקט; מגדיר את המטרות, היעדים, התוצרים והדרישות מהם. לפיכך, הם מה שצוות הפרויקט מתכנן לטפל בהם.

היקף פרויקט טוב חייב להיות ברור, מדויק ומפורט מספיק מספיק כדי להיות מובן על ידי כל בעלי העניין בפרויקט. אתה צריך לקבוע מה יש להשיג, כיצד יש למדוד הצלחה, מה יש לספק, מי מעורב, מה לא כלול, וכל אילוצים או מידע רלוונטיים.

חשוב לציין כי היקף הפרויקט עשוי להיות דינמי וייתכן שיהיה צורך לבחון ולהתאים עם התקדמות הפרויקט ומוצגים נסיבות או מידע חדשים.

עבור המכון לניהול פרויקטים, (2008) קובע כי "סקופינג הוא תהליך של פיתוח פרויקט מפורט ותיאור מוצר. (עמ' 119)

בעיקרון, היקף הפרויקט מגדיר במה יש לטפל כדי להשיג בהצלחה את התוצאה הסופית של הפרויקט.

כיצד להגדיר היקף פרויקט?

היקף פרויקט הוא חלק חיוני מתכנון הפרויקט, שכן הוא מספק לך הדרכה ברורה לביצוע ובקרה של הפרויקט.

להלן כמה צעדים שתוכל לנקוט כדי להגדיר פרויקט:

1. זיהוי מטרות הפרויקט: הדבר הראשון שעליך לעשות הוא להבין מה אתה מקווה להשיג עם הפרויקט. מה הבעיה שאתה מנסה לפתור?איזו הצלחה היא תיראה? הבנה ברורה של היעדים תעזור לך להגדיר את היקף הפרויקט.
2. הגדר את תוצרי הפרויקט: התוצרים הם התוצאות הספציפיות שיופקו כתוצאה מהפרויקט. אלה יכולים להיות מוצרים, דוחות, שירותים וכו'. הגדרה ברורה של התוצרים תעזור להגדיר ציפיות ולספק תחושת כיוון לפרויקט.
3. זיהוי דרישות הפרויקט: הדרישות הן הצרכים או התנאים שיש לעמוד בהם כדי שהפרויקט יצליח. אלה יכולים להיות טכניים, משאבים, כוח אדם, דרישות זמן, בין היתר.
4. הגדר מגבלות ואי הכללות: לא הכל יכול להיכלל בהיקף של פרויקט. חשוב לזהות אילוצי פרויקט (לדוגמה, זמן, תקציב, אילוצי משאבים) ולציין בבירור מה זה "מחוץ לטווח", כלומר, מה לא יטופל או יועבר על ידי הפרויקט.
5. צור מסמך היקף פרויקט: א "מסמך היקף הפרויקט" זהו מסמך רשמי שמתאר את כל ההיבטים לעיל ומשמש ככלי לניהול ציפיות ולהנחות את ביצוע הפרויקט. יש לאשר מסמך זה על ידי כל בעלי העניין לפני תחילת העבודה על הפרויקט.
6. סקור וחדד את היקף הפרויקט: ככל שהפרויקט מתקדם, אתה עשוי לגלות שחלק מההנחות הראשוניות שלך היו שגויות, או שיופיעו מידע או אתגרים חדשים. במקרים אלו חשוב לבדוק ובמידת הצורך להתאים את היקף הפרויקט. כל שינוי בהיקף הפרויקט חייב להיות מתועד ומאושר על ידי כל בעלי העניין.

זכרו, היקף פרויקט טוב הוא ברור, מדויק ומפורט מספיק כדי להיות מובן על ידי כל המעורבים בפרויקט; היקף מוגדר היטב יכול להיות ההבדל בין פרויקט שמתנהל בצורה חלקה לבין פרויקט שסוטה מהמסלול.

ניהול היקף הפרויקט

 היקף הפרויקט אינו מסתיים בכתיבתו,דורש ניהול מורכב מסדרה של נהלים המבטיחים שפרויקט יישאר בתוכנית העבודה המקורית שלו ולהשלים בהצלחה.

שינויים בהיקפים מתרחשים לעתים קרובות בפרויקטים, ואם לא מנוהלים בצורה יעילה, עלולים לגרום לכך פרויקט שעובר מעבר לתאריך היעד המקורי שלו, חורג מהתקציב או לא עומד ביעדים מוסכם.

להלן השלבים העיקריים להשגת ניהול היקף פרויקט טוב:

1. תכנון היקף: זה כרוך ביצירת תוכנית ניהול היקף המתעדת כיצד היקף הפרויקט יוגדר, יתוקף ומבוקר.
2. הגדרת היקף: זהו תהליך של פיתוח תיאור מפורט של הפרויקט והמוצר, השירות או התוצאה הצפויים.
3. יצירת מבנה התמוטטות עבודה (WBS/WBS): WBS הוא כלי שמפרק את היקף הפרויקט לרכיבים הניתנים לניהול; עוזר לצוותים להבין את תוצרי הפרויקט ואת המשימות הספציפיות שהם צריכים כדי להשלים אותם.
4. אימות היקף: זהו תהליך הקבלה הרשמית של תוצרי הפרויקט שהושלם על ידי הצדדים המעוניינים. בעיקרו של דבר, מדובר בהבטחה שהתוצרים עומדים בקריטריוני הקבלה שהוגדרו.
5. בקרת היקף: הכוונה היא לניהול שינויים בהיקף הפרויקט; הדבר כרוך במעקב אחר מצב הפרויקט והמוצר והתאמת כל שינוי שעלול להשפיע על ההיקף. כל שינוי בהיקף חייב להיות מתועד ולאשר לפני יישום.

עבור המכון לניהול פרויקטים, (2008), "ניהול היקף הפרויקט כולל את התהליכים הדרושים על מנת להבטיח שהפרויקט יכלול את כל העבודה הנדרשת ורק את העבודה להשלמת הפרויקט בהצלחה. ניהול היקף הפרויקט מתמקד בעיקר בהגדרה ובקרה של מה כלול ומה לא כלול בפרויקט". (עמ' 104)

ובכן, ניהול היקף טוב יכול לעזור למנוע את "קריפ היקף" (הצמיחה הבלתי מבוקרת של היקף הפרויקט מעבר לגבולותיו המקוריים), מה שעלול להוביל לעיכובים, לעלויות נוספות ולעימותים בין בעלי עניין. ניהול היקף הוא מרכיב קריטי בניהול פרויקטים מוצלח. ודורש תקשורת יעילה ותיעוד מפורט.

הפניות ביבליוגרפיות

• המכון לניהול פרויקטים (2013). מדריך ליסודות ניהול הפרויקטים (מדריך PMBOK I ®) - מהדורה חמישית.