Zarządzanie czasem (definicja i znaczenie)

Czas jest bardzo ważnym zasobem dla każdego, niezależnie od wykonywanego zadania, w domu, w codziennych czynnościach, w pracy itp. W sferze ekonomicznej strata czasu wiąże się ze złym zarządzaniem i stratą pieniędzy.

Kierownictwo wyższego szczebla musi wziąć pod uwagę maksymalne wykorzystanie tego zasobu, aby zarządzanie czasem, organizacja i planowanie są kluczowymi czynnikami.

Celem jest odpowiednie zorganizowanie czasu i zadań do wykonania w tym czasie, aby jak najlepiej go wykorzystać. Z drugiej strony ważne jest, aby nauczyć się wykrywać przyczyny straty czasu, dokonywać korekt i jak najbardziej jej unikać.

Zanim przejdziemy do podawania definicji, technik, ważności, bo między innymi ważnymi punktami na ten temat, konieczne jest, abyśmy to zrozumieli Czas to wyjątkowy zasób, który należy docenić i jako taki cenić, bo się nie oszczędza, przemija, nie cofa się, a także jest niemożliwy odzyskiwać.

Definicja zarządzania czasem

zarządzanie czasem jest rozumiany jako sposób, zdolność lub zręczność, aby korzystanie z tego zasobu służyło naszej korzyści i naszemu środowisku społecznemu. Rozpatrywany jako samorząd, sprawujący właściwą kolejność i planowanie zadań i czynności, w koordynacji z proponowanymi celami i zadaniami.

Z menedżerskiego punktu widzenia dobra organizacja czasu musi być uzależniona od dobrej koordynacji personelu firmy. Konieczne jest wykorzystanie indywidualnych cech pracowników, aby zadania się nie powtarzały, aby istniała dobra komunikacja między różnymi działami w firmie.

Przed podjęciem działań konieczne jest zaplanowanie rozłożenia czasu na poszczególne zadania lub czynności do wykonania. Aby zaplanować czas w perspektywie krótko-, średnio- lub długoterminowej, nieuniknione jest rozpoczęcie od:

• Ustal cele i zadania.
• Określ priorytety.
• Znajomość wspólnych narzędzi związanych z organizacją i planowaniem działań w oparciu o czas, na przykład stosowanie adnotacji, prowadzenie codziennej agendy itp.
• Bądź świadomy cyklu pracy i dostosuj do niego planowanie zadań w określonym czasie.
• Wybierz najskuteczniejsze strategie, aby osiągnąć proponowane cele i cele, nadając większą wagę tym priorytetowym.

Z drugiej strony istotne jest wykrycie elementów powodujących stratę czasu, zminimalizowanie ich efektu i osiągnięcie dobrego zarządzania, między innymi:

• Złe planowanie.
• Nadmierne zaangażowanie nigdy nie powinno angażować się w więcej zadań, niż możesz wykonać, lub próbować objąć bardzo szeroki obszar działań.
• Brak wyraźnych włamań.
• Spóźnienie.
• Przedłużenie w podejmowaniu ważnych decyzji.
• Zamieszanie przy wykrywaniu priorytetów.
• Bezproduktywne lub osobiste rozmowy telefoniczne w godzinach pracy.
• Nieplanowane lub nieplanowane spotkania.
• Brak delegacji, delegowanie to sposób na dzielenie się zadaniami i wykorzystanie czasu.

Znaczenie zarządzania czasem

Właściwe zarządzanie czasem jest jedną z cech produktywnego pracownika, osobiście dla nikogo masz dużo czasu, często chcielibyśmy mieć więcej godzin dziennie na wykonanie tych czynności, które mamy propozycje. Dlatego też zarządzanie czasem angażuje planowanie procesów, zadań i działań w firmie, jako czynniki gwarantujące jej produktywność.

Umiejętność zarządzania czasem, jaki dysponują pracownicy, jest wyznacznikiem ich wydajności i osiągania wyników. Rozróżnienie pilności czynności, konieczności jej wykonania lub nie, dotrzymania terminów itp. Sprzyja osobistej satysfakcji pracownika i przyczynia się do osiągnięcia założonych celów.

Dziś elementem wyróżniającym każdego profesjonalistę lub firmę jest efektywność, polegająca na produkcji zadowalający wynik przy minimalnym wykorzystaniu zasobów, biorąc pod uwagę, że najważniejszym zasobem każdej osoby jest: Twój czas.

Dla zdecydowanej większości ludzi czas jest elementem abstrakcyjnym i niematerialnym, jak rozmowa o powietrzu. W kulturze anglosaskiej i azjatyckiej czas jest namacalny, jak rozmowa o pieniądzach. Każda godzina dnia to bilet, który jest odwrócony i nie można go zachować na później. Brzmi mocno i materialistycznie, ale tutaj jest klucz i wyjaśnienie, dlaczego niektóre kraje osiągnęli rozwój, a inni nie, dlaczego niektórzy produkują więcej pieniędzy, a niektórzy pracują mniej niż inne.

Odpowiedź brzmi, że po prostu nauczyli się doceniać i zarządzać czasem, aby wypełnić swoje obowiązki i mieć jakość życia.

Techniki zarządzania czasem

• Twórz i używaj list: Zdecydowana większość metod zarządzania czasem dotyczy tworzenia i używania list, powód jest prosty, niemożliwe jest przechowywanie wszystkich informacji w głowie. Na przykład:
• Roczny dziennik zawierający najważniejsze codzienne zadania do wykonania.
• Szczegóły czynności do zrobienia uporządkowane według miesiąca, tygodnia i dnia.
• Katalog osób, do których można zadzwonić, uporządkowany alfabetycznie.
• Planowanie spotkań i konferencji wraz z treścią pomysłów i punktów do omówienia itp.
• Skróć spotkania: Wiele spotkań nie jest tak naprawdę potrzebnych i kończy się znaczną stratą czasu, dobrym pomysłem jest wdrożenie strategii, aby je maksymalnie zminimalizować.

Spotkania mierzące lub komentujące zakres prac powinny odbywać się raz w miesiącu, cotygodniowe spotkania stają się powtarzalne, można również poczynić postępy Zachowaj to na piśmie i znajdź odzwierciedlenie w systemie dostępu do sprzętu lub ogólnie obszaru, unikając w ten sposób marnowania godzin produktywnej pracy na rozmowy, które nie przyniosą efektów każdy.

• Zablokuj swój czas: Polega na zablokowaniu czasu dla siebie w ciągu dnia, na wykonywanie czynności, które wymagają poświęcenia i na które czasem nie ma już czasu. Celem tego jest posiadanie nieprzydzielonego czasu na ważne zadania, zapobiegając zajęciu tego czasu przez inną aktywność na liście rzeczy do zrobienia.
• Skorzystaj z przestojów: Dzisiaj dzięki zaawansowanej technologii wszystko jest możliwe, przeczytaj książkę, seminarium, filmy z przydatnymi informacjami z tabletu, laptopa, smartfona itp. Możesz wykorzystać czas przestoju, czekając w banku, na lotnisku, utknąć w korku i uzyskać cenne i przydatne informacje dla swojego rozwoju osobistego i zawodowego.