Ce este o mapare a proceselor?

Probabil că ați auzit de termenul „mapare proces” sau cunoscut și sub numele de cartografierea proceselor de afaceri (ambii termeni sunt folosiți interschimbabil) pentru a descrie un proces. Cu toate acestea, ce este exact maparea proceselor?

Cartarea proceselor este un instrument care este folosit pentru a vizualiza etapele implicate într-un proces de afaceri de la început până la sfârșit. Această vizualizare desenează o imagine concisă a secvențelor sarcinilor necesare pentru a lua un produs sau serviciu de la geneză la finalizare.

Este adesea reprezentat ca o diagramă de flux și, în general, se deplasează de la stânga la dreapta sau, uneori, de sus în jos.

Pe de altă parte, cartografierea proceselor de afaceri face parte din practici de gestionare a fluxului de lucru, care includ, de asemenea, modelarea proceselor de afaceri care pot oferi o reprezentare mai detaliată a unui proces care încorporează, în general, materiale organizatorice suplimentare.

Acest proces de documentare are legătură cu ceea ce face o companie, de ce face ceea ce face, care este standardul succesului, cine este responsabil și când și unde vor apărea diferitele Pași.

Cartografierea proceselor promovează transparența, nu doar pentru cei din cadrul companiei, ci pentru toate părțile interesate, în special cele implicate în conformitate.

Modelarea proceselor vs maparea proceselor

Cartografierea proceselor de afaceri des se confundă cu modelarea proceselor de afaceri. Când profesioniștii realizează modelarea proceselor de afaceri, ei sunt mai interesați de modul în care sunt efectuate procesele și cine (sau ce departament) le efectuează. Aceasta este principala diferență.

Modelarea este mai mult despre modul în care procesele curg, în timp ce cartarea este despre ceea ce există

Tipuri de mapare a proceselor de afaceri

Sunt multi diferite tipuri de mapare a proceselor, variind de la activități de planificare, detalii, documente, produse, roluri, locații, strategii și interacțiuni.

În plus, sunt disponibile diferite niveluri de detaliu pentru cartografiere. Iată câteva exemple de tipuri de hărți pentru procesele de afaceri.

• Diagramele de flux: Există trei tipuri populare de diagrame: diagrame de sus în jos, diagrame de desfășurare și diagrame detaliate. Diagramele de flux descendente arată pașii dintr-un proces, grupându-i într-un singur flux. Diagramele de desfășurare sunt o diagramă de flux de sus în jos extinsă pentru a include cine îndeplinește ce sarcină. Diagramele de flux detaliate reprezintă o extindere a diagramelor de flux de desfășurare și top-down, prezentând cât mai multe detalii posibil.
• Diagramele de bandă- Aceste diagrame, cunoscute și sub numele de hărți multifuncționale, detaliază responsabilitățile subprocesului într-un proces.
• Diagramele de stare: Aceste diagrame arată comportamentul sistemelor în Unified Modeling Language (UML), descriind stările componentei.
• Diagrama fluxului de date- Similar cu o diagramă de flux, această diagramă se concentrează exclusiv pe datele care circulă printr-un sistem.
• Cartografierea fluxului de valoare- O parte din principiile Lean Manufacturing, cartografierea fluxului de valoare demonstrează starea actuală și ajută la proiectarea stării viitoare a unui proces, concentrându-se pe preluarea produselor și serviciilor de la începuturile sale până la final.

Profiturile

Beneficiile sunt numeroase. Următoarele sunt câteva dintre motivele pentru care o organizație ar dori să mapeze procesele:

• Permiteți tuturor să vadă procesul în același mod.
• Reduce erorile procedurale.
• Dezvoltă înțelegerea între domeniile care sunt multifuncționale.
• Ajută-i pe toți să vadă „starea actuală”.
• Permite dezvoltarea metricilor.
• Reduceți deșeurile identificând lacunele și excesele.

Cartografierea proceselor de afaceri folosește diferite simboluri pentru a indica diferite părți ale procesului. Printre principalele sunt următoarele:

• Oval - Folosit pentru a indica punctele de început și de sfârșit, de exemplu.
• Dreptunghi - este o diagramă de proces utilizată pentru a indica pași sau sarcini specifice care trebuie finalizate și, eventual, cine o face și cât durează.
• Diamant - Un diamant este utilizat pentru a reprezenta un punct de decizie în proces. Acesta este un punct în care este necesar un răspuns da sau nu (sau adevărat sau fals).
• Săgeți - Săgețile sau conectorii arată cum un punct din proces duce la altul.

Pentru a transforma în mod corespunzător o organizație într-una durabilă, trebuie să înțelegeți cum să începeți cartografierea proceselor de afaceri. Următoarele principii ar trebui să fie prezente în fiecare proiect de cartografiere:

• Definiți domeniul de aplicare al proiectului în sine, cu limite, puncte de început și sfârșit.
• Uită-te la imaginea de ansamblu: intenția procesului.
• Definiți clar fiecare pas.
• Obțineți feedback de la toată lumea din organizația dvs. care este implicată în proces.
• Străduiește-te să fii complet în acuratețea ta, în special cu harta procesului „așa cum este”.
• Străduiți-vă să păstrați firele simple.
• Testați procesul cu valori acceptate. Valorile ar trebui să măsoare timpul, volumul, taxele / costurile, echipamentele și orice valoare adăugată.
• Funcționează de la ieșire la intrare, înapoi.
• Creați proprietatea cu puncte de atingere unice atunci când este posibil.
• Reproiectați procesele pentru a fi centrate pe client.
• Folosiți tehnologia pentru a vă activa procesele.
• Reduce ineficiențele transferurilor.

Companiile de astăzi sunt mai concentrate ca niciodată pe îmbunătățirea durabilă. Chiar și cu îmbunătățiri operaționale măsurabile, poate fi dificil să se susțină îmbunătățirile aduse. Multe companii încă au procese ineficiente și văd tehnologia ca o soluție magică care își poate rezolva problemele dintr-o singură lovitură.

Experții spun că aceste tehnologii pot ajuta cu siguranță, dar o utilizare judicioasă a acestora este necesară într-un revizuirea sistematică a proceselor și în dezvoltarea hărților.

În acest fel, durabilitatea îmbunătățirii proceselor și a afacerilor este posibilă. În plus, organizația trebuie să facă îmbunătățiri culturale, deoarece dezvoltarea tehnologiei să se dezvolte Hărțile de proces au depășit cu mult capacitatea majorității organizațiilor de a le implementa.

Fără schimbări culturale, oamenii implicați în proces pot scufunda cu ușurință îmbunătățirile înainte de a se apuca.