การทำแผนที่กระบวนการคืออะไร?

คุณคงเคยได้ยินคำว่า "กระบวนการแมป" หรือเรียกอีกอย่างว่า การทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจ (ทั้งสองคำใช้แทนกันได้) เพื่ออธิบายกระบวนการ อย่างไรก็ตาม การทำแผนที่กระบวนการคืออะไรกันแน่?

การทำแผนที่กระบวนการเป็นเครื่องมือที่ ใช้เพื่อเห็นภาพขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจ ตั้งแต่ต้นจนจบ การสร้างภาพข้อมูลนี้จะวาดภาพที่กระชับของลำดับงานที่จำเป็นในการนำผลิตภัณฑ์หรือบริการตั้งแต่กำเนิดมาจนเสร็จสิ้น

มักจะแสดงเป็นแผนผังลำดับงานและมักจะเลื่อนจากซ้ายไปขวาหรือบางครั้งจากบนลงล่าง

ในทางกลับกัน การแมปกระบวนการทางธุรกิจเป็นส่วนหนึ่งของ แนวทางการจัดการเวิร์กโฟลว์ซึ่งรวมถึงการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจที่สามารถให้รายละเอียดเพิ่มเติมของกระบวนการที่โดยทั่วไปรวมเนื้อหาขององค์กรเพิ่มเติม

กระบวนการจัดทำเอกสารนี้เกี่ยวข้องกับสิ่งที่บริษัททำ เหตุใดจึงทำในสิ่งที่ทำ อะไรคือมาตรฐานความสำเร็จ ใครเป็นผู้รับผิดชอบ เมื่อใด ที่ไหน ความแตกต่างจะเกิดขึ้น ขั้นตอน

การทำแผนที่กระบวนการ ส่งเสริมความโปร่งใสไม่เพียงเฉพาะผู้ที่อยู่ภายในบริษัทเท่านั้น แต่สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด โดยเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องในการปฏิบัติตามข้อกำหนด

การสร้างแบบจำลองกระบวนการเทียบกับการทำแผนที่กระบวนการ

การทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจบ่อยครั้ง สับสนกับการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ. เมื่อผู้เชี่ยวชาญดำเนินการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ พวกเขาจะสนใจวิธีการดำเนินการและใคร (หรือแผนกใด) เป็นผู้ดำเนินการ นี่คือความแตกต่างหลัก

การสร้างแบบจำลองนั้นเกี่ยวกับการไหลของกระบวนการมากกว่า ในขณะที่การทำแผนที่นั้นเกี่ยวกับสิ่งที่มีอยู่

ประเภทของการทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจ

มีมากมาย การทำแผนที่กระบวนการประเภทต่างๆตั้งแต่การวางแผนกิจกรรม รายละเอียด เอกสาร ผลิตภัณฑ์ บทบาท สถานที่ กลยุทธ์ และการโต้ตอบ

นอกจากนี้ยังมีรายละเอียดระดับต่างๆ สำหรับการทำแผนที่ ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของประเภทแผนที่สำหรับกระบวนการทางธุรกิจ

• ผังงาน: ผังงานยอดนิยมมีสามประเภท: ผังงานจากบนลงล่าง ผังงานการปรับใช้ และผังงานโดยละเอียด ผังงานจากบนลงล่างแสดงขั้นตอนในกระบวนการ โดยจัดกลุ่มเป็นขั้นตอนเดียว ผังงานการปรับใช้เป็นผังงานจากบนลงล่างที่ขยายเพื่อรวมว่าใครทำงานอะไร ผังงานโดยละเอียดคือการขยายการใช้งานและผังงานจากบนลงล่าง โดยแสดงรายละเอียดให้มากที่สุด
• ไดอะแกรมเลน- ไดอะแกรมเหล่านี้ หรือที่เรียกว่าแผนที่ข้ามสายงาน ให้รายละเอียดความรับผิดชอบของกระบวนการย่อยในกระบวนการ
• ไดอะแกรมสถานะ: ไดอะแกรมเหล่านี้แสดงพฤติกรรมของระบบใน Unified Modeling Language (UML) ซึ่งอธิบายสถานะของส่วนประกอบ
• แผนภาพการไหลของข้อมูล- คล้ายกับแผนผังลำดับงาน แผนภูมินี้เน้นเฉพาะข้อมูลที่ไหลผ่านระบบ
• การทำแผนที่สตรีมมูลค่า- ส่วนหนึ่งของหลักการของการผลิตแบบลีน การทำแผนที่สตรีมค่าแสดงให้เห็นถึงสถานะปัจจุบันและช่วยในการ ออกแบบสภาวะของกระบวนการในอนาคต โดยมุ่งเน้นที่การนำผลิตภัณฑ์และบริการตั้งแต่เริ่มก่อตั้งจนถึง สิ้นสุด

กำไร

ประโยชน์มีมากมาย ต่อไปนี้คือสาเหตุบางประการที่องค์กรต้องการทำแผนที่กระบวนการ:

• ให้ทุกคนเห็นกระบวนการในลักษณะเดียวกัน
• ลดข้อผิดพลาดของขั้นตอน
• พัฒนาความเข้าใจระหว่างพื้นที่ที่เป็นมัลติฟังก์ชั่น
• ช่วยให้ทุกคนเห็น "สถานะปัจจุบัน"
• ช่วยให้การพัฒนาตัวชี้วัด
• ลดของเสียโดยระบุช่องว่างและส่วนเกิน

การทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจ ใช้สัญลักษณ์ต่างๆ เพื่อระบุส่วนต่างๆ ของกระบวนการ of. ในบรรดาสิ่งหลักดังต่อไปนี้:

• วงรี: ใช้เพื่อระบุจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด เป็นต้น
• สี่เหลี่ยมผืนผ้า - เป็นแผนภูมิกระบวนการที่ใช้เพื่อระบุขั้นตอนหรืองานเฉพาะที่จำเป็นต้องทำให้เสร็จและอาจโดยใครและใช้เวลานานเท่าใด
• เพชร - เพชรถูกใช้เพื่อแสดงจุดตัดสินใจในกระบวนการ นี่คือจุดที่จำเป็นต้องมีคำตอบใช่หรือไม่ใช่ (หรือจริงหรือเท็จ)
• Arrows - ลูกศรหรือตัวเชื่อมต่อ แสดงว่าจุดหนึ่งในกระบวนการนำไปสู่จุดอื่นอย่างไร

หากต้องการเปลี่ยนองค์กรให้กลายเป็นองค์กรที่ยั่งยืน คุณต้องเข้าใจวิธีการเริ่มต้นการทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจ หลักการต่อไปนี้ควรมีอยู่ในทุกโครงการการทำแผนที่:

• กำหนดขอบเขตของโครงการด้วยขอบเขต จุดเริ่มต้น และจุดสิ้นสุด
• มองภาพใหญ่: เจตนาของกระบวนการ
• กำหนดแต่ละขั้นตอนให้ชัดเจน
• รับคำติชมจากทุกคนในองค์กรของคุณที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการนี้
• พยายามทำให้ความแม่นยำของคุณสมบูรณ์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับแผนผังกระบวนการ "ตามที่เป็นอยู่"
• พยายามทำให้เธรดเป็นเรื่องง่าย
• ทดสอบกระบวนการด้วยเมตริกที่ยอมรับ ตัวชี้วัดควรวัดเวลา ปริมาณ ค่าธรรมเนียม/ต้นทุน อุปกรณ์ และมูลค่าเพิ่มใดๆ
• มันทำงานจากทางออกสู่ทางเข้าไปข้างหลัง
• สร้างสถานที่ให้บริการด้วยจุดสัมผัสเดียวเมื่อทำได้
• ออกแบบกระบวนการใหม่ให้ยึดลูกค้าเป็นศูนย์กลาง
• ใช้เทคโนโลยีเพื่อเปิดใช้งานกระบวนการของคุณ
• ลดความไร้ประสิทธิภาพในการถ่ายโอน

ปัจจุบันบริษัทต่างๆ ให้ความสำคัญกับการพัฒนาอย่างยั่งยืนมากขึ้นกว่าเดิม แม้จะมีการปรับปรุงการดำเนินงานที่วัดได้ แต่ก็อาจเป็นเรื่องยากที่จะคงไว้ซึ่งการปรับปรุงที่ทำไว้ หลายบริษัทยังคงมีกระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพและมองว่าเทคโนโลยีเป็นวิธีแก้ปัญหาที่สามารถแก้ปัญหาได้ในคราวเดียว

ผู้เชี่ยวชาญกล่าวว่าเทคโนโลยีเหล่านี้สามารถช่วยได้อย่างแน่นอน แต่จำเป็นต้องมีการใช้อย่างรอบคอบใน การทบทวนกระบวนการอย่างเป็นระบบและในการพัฒนาแผนที่.

ด้วยวิธีนี้ ความยั่งยืนของการปรับปรุงกระบวนการและธุรกิจจึงเป็นไปได้ นอกจากนี้องค์กรต้องปรับปรุงวัฒนธรรมตั้งแต่การพัฒนาเทคโนโลยีเพื่อการพัฒนา แผนที่กระบวนการเกินความสามารถขององค์กรส่วนใหญ่ในการติดตั้งใช้งาน

หากปราศจากการเปลี่ยนแปลงทางวัฒนธรรม ผู้ที่เกี่ยวข้องในกระบวนการสามารถจมการปรับปรุงได้อย่างง่ายดายก่อนที่จะดำเนินการ