จะสร้างกำหนดการโครงการได้อย่างไร?

กำหนดการโครงการและคำจำกัดความของขอบเขตประกอบด้วยหลายขั้นตอน ก่อนอื่นพวกเขาต้อง กำหนดกิจกรรม (Project Management Institute, 2008). คำจำกัดความของกิจกรรมนี้ต้องมีความเฉพาะเจาะจงที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อให้มีความแม่นยำในระดับสูงในแผนอื่นๆ ทั้งหมด เช่น การประมาณต้นทุน ดังที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ รายการกิจกรรมนี้ได้มาจาก WSB ซึ่งสอดคล้องกับแพ็คเกจงานทั่วไปมากขึ้น ชุดงานของ WSB แต่ละชุดต้องกำหนดและแยกกิจกรรมอย่างละเอียดถี่ถ้วนที่สุด ซึ่งจะช่วยให้ควบคุมและทำความเข้าใจสมาชิกในทีมได้ ผลลัพธ์ของคำจำกัดความของกิจกรรมคือรายการทั้งหมดตามลำดับ มีการอธิบายกิจกรรมโครงการ กำหนดรหัสเฉพาะ ลำดับตรรกะมีรายละเอียด เป็นต้น

เมื่อกำหนดกิจกรรมโครงการแล้วจะต้อง ลำดับ, ซึ่งหมายถึงการกำหนดลำดับตรรกะของแต่ละรายการ แต่ละกิจกรรมมีกิจกรรมก่อนหน้าและกิจกรรมสืบทอด มีอย่างอื่นที่สามารถทำได้ควบคู่กันไป สำหรับขั้นตอนนี้ของโครงการ จะมีซอฟต์แวร์ที่อำนวยความสะดวกในการวิเคราะห์ เช่น "Microsoft Project"

วิธีการจัดลำดับกิจกรรมตาม PMBOK (Project Management Institute, 2008) มีดังนี้

สิ้นสุดเพื่อเริ่มต้น (FI): การเริ่มต้นของกิจกรรมขึ้นอยู่กับจุดสิ้นสุดของกิจกรรมก่อนหน้าอย่างชัดเจน

จบสิ้น (FF): การเสร็จสิ้นของกิจกรรมขึ้นอยู่กับความสมบูรณ์ของกิจกรรมก่อนหน้าอย่างเคร่งครัด

เริ่มที่จะเริ่มต้น (II): การเริ่มต้นของกิจกรรมขึ้นอยู่กับการเริ่มต้นของกิจกรรมก่อนหน้า

เริ่มจนจบ (IF): ความสมบูรณ์ของกิจกรรมก่อนหน้าขึ้นอยู่กับความสมบูรณ์ของกิจกรรมก่อนหน้า

นอกจากนี้ยังมีหมวดหมู่ของการพึ่งพา กิจกรรมบางอย่างต้องพึ่งพาอาศัยกันอย่างมาก ในขณะที่บางกิจกรรมสามารถเริ่มพร้อมกันได้โดยไม่มีปัญหาใดๆ

เมื่อได้ลำดับกิจกรรมแล้ว จัดสรรทรัพยากร ของแต่ละคน ไม่ว่าจะเป็นวัตถุหรือมนุษย์ สิ่งสำคัญในขั้นตอนนี้คือการกำหนดผู้รับผิดชอบ (Heerkens, 2002) สำหรับแต่ละกิจกรรมหรือกลุ่มกิจกรรม เนื่องจากผู้รับผิดชอบจะมีความจริงจังและมุ่งมั่นมากขึ้น เครื่องมือที่ใช้ในการจัดการแต่งตั้งผู้รับผิดชอบคือ MAR (Assignment of Responsibilities Matrix) ซึ่งประกอบด้วยรายการกิจกรรม (แถว) และชื่อผู้จัดการหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ (คอลัมน์).

เมื่อได้รับมอบหมายทรัพยากรแล้ว ขั้นตอนของ กำหนดเวลา ที่จะนำไปพัฒนากิจกรรมด้วยทรัพยากรที่มีอยู่ ขอแนะนำให้กำหนดเวลาด้วยทรัพยากรที่ไม่ จำกัด ก่อน (Heerkens, 2002) เพื่อคำนวณสิ่งที่สามารถ เป็นเวลาที่สั้นที่สุดที่กิจกรรมจะทำ แล้วปรับการคาดการณ์นี้ด้วยทรัพยากรที่ มี.

ในที่สุด กำหนดการ พร้อมข้อมูลทั้งหมดที่ได้รับในขั้นตอนก่อนหน้า กำหนดการจะมีประโยชน์มากในการกำหนดเส้นทางวิกฤตของโครงการ ซึ่งในแง่ง่ายๆ จะเป็นเส้นทางที่กำหนดระยะเวลารวมของโครงการ สำหรับขั้นตอนนี้ จะมีประโยชน์มากในการพัฒนา PERT Mesh หรือกำหนดเส้นทางที่สำคัญผ่านซอฟต์แวร์ Microsoft Project การเปลี่ยนแปลงใดๆ ในเส้นทางนี้จะเป็นประโยชน์หรือเป็นอันตรายต่อโครงการในแง่ของเวลาโดยประมาณ