▷ Planification: définition, importance et étapes

La planification Elle peut être définie comme un processus mûrement réfléchi avec une exécution méthodique et structurée, afin d'obtenir un objectif précis, la planification dans un sens un peu plus large, il pourrait avoir plus d'un objectif, de sorte que la même planification organisé pourrait donner, par l'exécution de plusieurs tâches égales ou complémentaires, une série de objectifs. Plus le degré de planification est élevé, plus il sera facile d'atteindre le maximum d'objectifs avec le moins d'efforts.

De façon complémentaire, on peut dire que le planification C'est un processus par lequel les gens établissent une série d'étapes et de paramètres à suivre avant de commencer un projet, afin d'obtenir les meilleurs résultats possibles. Il est à noter qu'elle doit être menée de manière méthodique, structurée et organisée de manière élargie avec différents activités complémentaires et démarches à suivre, fixer des dates de livraison et répartir selon les heures de la concrétisation.

Phases du processus de planification

Les phases ou étapes de planification sont des lignes directrices générales, cependant, dans chaque gestion administrative, certaines de ces phases peuvent différer, en fonction de la complexité du projet.

Cependant, les phases de planification sont un guide à suivre, adaptable aux besoins de tout type d'organisation :

Identifiez le problème

La première phase pourrait être considérée comme une pré-phase, mais elle est essentielle car avant de planifier, il est nécessaire de Identifiez le problème, en l'analysant à la racine. Minimiser le problème ou ne le voir que d'une manière générale, peut apporter plus de difficultés associées ou dérivées de celui-ci dans le l'avenir, cependant, l'identification correcte d'un conflit dans l'entreprise peut aider à trouver les meilleures solutions.

Il s'agit principalement d'effectuer une analyse des problèmes existants, en faisant un premier accent profond sur les besoins des racine, il s'agit en quelques mots de dénombrer ce qui est là, ce qui n'est pas là et les facteurs qui l'influencent, en tenant compte des intérêts des personnes. Cela est principalement obtenu grâce à l'utilisation d'entretiens, d'observations, enquêtes, rencontres et documentation historique.

Un exemple simulé: Un projet de réalisation d'une voiturette ou voiturette de course où 5 personnes sont impliquées, les concepteurs passant leurs journées à l'extérieur ne sont pas d'accord sur ce que devraient être la finition et la peinture, pour lesquelles ils le soumettent à la consultation des autres membres du groupe et génèrent à leur tour une série de exemples. Après quelques jours et différentes réunions, une décision commune a été prise et les étapes suivantes ont été franchies phases de planification.

Soyez attentif aux opportunités

La détection d'opportunités possibles est le point de départ du processus de planification, évaluant l'environnement interne et externe de l'entreprise dans une perspective large. lui-même, pour identifier les opportunités futures potentielles, d'un point de vue objectif et réaliste, en tenant compte des forces et des faiblesses de l'entreprise. entreprise.

Pour ce faire, il doit être clair quels problèmes il doit résoudre et quels avantages il va générer, en analysant raisonnablement chacune des opportunités.

Pour Harold Koontz L'identification des opportunités doit se faire à la lumière: du marché, de la concurrence, des souhaits des clients, des forces et des faiblesses des leurs.

Fixer des objectifs et des buts 

Une fois que les problèmes et les opportunités possibles ont été identifiés, la phase de planification suivante consiste à identifier les objectifs et les buts. pour l'ensemble de l'entreprise, puis déterminer les activités pour chaque domaine de travail, ce qui doit être fait à court, moyen et Long terme.

Ces objectifs représentent les résultats que l'on s'attend à obtenir, dont l'atteinte est la fin du projet prévu; Pour cela, il est nécessaire d'établir un planification stratégique, déterminer les politiques, règles, procédures, budgets et programmes de travail.

La direction peut décomposer les objectifs généraux en objectifs et buts plus spécifiques pour chaque domaine ou département impliqué dans le processus.

Pour Harold Koontz les objectifs et les buts doivent répondre à: "Où nous aimerions être, ce que nous voulons faire et quand."

Considérations relatives à la planification des locaux

La phase suivante consiste à identifier les prémisses de planification qui sont décisives pour la planification, Harold Koontz (2012) définit ces prémisses comme "Hypothèses sur l'environnement dans lequel le plan sera développé." (p. 114).

Cette réflexion permet d'établir les prévisions, la définition des politiques de base à appliquer et les plans de l'entité; De cette manière, des situations telles que le comportement du marché, le volume des ventes, les prix, les coûts, les taxes, la rentabilité, etc. peuvent être fournies.

Harold Koontz (2012), exprime que cette phase doit répondre au principe des prémisses de planification, dans lequel "Plus les personnes en charge de la planification comprennent et acceptent d'utiliser des prémisses de planification cohérentes, meilleure sera la planification coordonnée de l'entreprise." (P. 115).

Développer des solutions alternatives

Une fois que nous connaissons le problème, nous devons penser à toutes les solutions possibles, un plus grand nombre de solutions possibles donnera plus de possibilités pour le résoudre de la manière la plus efficace. Lors de l'élaboration de solutions, une bonne alternative est d'utiliser la méthode du "brainstorming" ou réflexion.

C'est à ce stade que le planification et programmation. Par conséquent, les ressources du projet seront organisées pour le mener à bien à travers la création de des solutions qui permettent d'esquisser des idées ou une méthode couramment utilisée comme le remue-méninges. idées.

Une série d'aspects importants pour le projet entrent dans cette phase et seront mentionnés ci-dessous :

• Le projet est la chose la plus importante à tout moment, il est donc nécessaire d'être clair sur sa nature et son fondement, un exemple :

Projet "Assemblons une charrette pour concourir", une activité à réaliser le week-end lors des différentes compétitions qui se déroulent le long d'une colline à la périphérie de la ville. la Fondation de ce projet est basé sur la nécessité de trouver du plaisir pour les week-ends, ainsi que la distraction de tous ceux qui font partie de la maison.

• Les objectifs doivent être clairement énoncés pour comprendre ce que vous voulez atteindre et doivent être généraux et spécifiques, un exemple :

Objectif général:

• La voiture est faite pour participer aux courses tous les week-ends.

Objectifs spécifiques:

• Générer un plus grand sentiment de plaisir pour les enfants et les autres membres du projet.
• Passez différents moments loin de chez vous.
• Encouragez les enfants qui font partie du projet à s'améliorer chaque jour et à créer de nouveaux designs.
• La méthodologie et les activités sont deux processus d'une grande importance car avec cela la meilleure façon (méthode) de réaliser sera choisie, par exemple :

Concernant la méthodologie, elle peut se faire de manière ludique dans le but de rechercher son propre plaisir, ou elle peut se faire manière ouverte où tout le monde en profite, de manière participative où chacun des membres fait partie d'une activité.

Côté activités, des ateliers, des consultations internet, des déplacements dans différents ateliers, des tests de conduite, des expositions de projets sont réalisés.

• Les ressources sont variées et se réfèrent aux ressources humaines, matérielles, spatiales et financières. Chacun d'eux est un élément essentiel pour atteindre les objectifs, c'est pourquoi ils doivent être utilisés et entretenus de la meilleure façon.
• Le timing est la ressource temporelle disponible pour effectuer chaque tâche, de la plus générale à la plus spécifique. Pour cela, certaines ressources sont utilisées, telles que la planification, les horaires et les horaires.

Choisissez l'alternative la plus appropriée

Comme mentionné à l'étape précédente, un plus grand nombre de solutions possibles facilitera le choix. le plus approprié à nos besoins, et compte tenu des ressources et des moyens dont nous avons.

Pour cela, une évaluation doit être faite conformément aux prémisses et aux objectifs, en examinant les points faibles et les points forts pour déterminer quelles sont les alternatives les plus viables.

Cependant, quelle que soit l'alternative à choisir, cela impliquera également une surveillance et un contrôle constants pour s'assurer qu'elle se développe conformément au plan.

Formuler des plans dérivés

Même lorsqu'un plan d'action est déjà défini, il est nécessaire d'établir des plans alternatifs nécessaires à la réalisation dudit plan général.

On pourrait dire qu'il s'agit de plans de développement d'activités plus spécifiques telles que la planification de l'achat de matériel, l'embauche et la formation de personnel, entre autres.

Quantifier les plans grâce aux budgets

Un plan n'est pas complet s'il n'a pas été quantifié par un budget, la direction doit travailler sur accord avec le service financier, pour identifier combien de ressources ou combien est disponible pour l'exécution du même.

Pour cela, une évaluation raisonnable doit être faite du coût d'exécution du projet, pour éviter de surcharger le budget et de compromettre la viabilité et la rentabilité du projet.

Exécuter l'alternative prévue

C'est sans aucun doute la partie la plus importante de la planification, ou plutôt de la planification elle-même, exécuter le plan d'action pour résoudre le problème de la manière la plus efficace possible, avec un système méthodique et bien prévu.

Planifier dans l'entreprise, détecter les problèmes éventuels avant même qu'ils ne surviennent, c'est la meilleure façon de faire prospérer une entreprise en toute sécurité pour atteindre les objectifs fixés. Si, en plus, cette démarche est menée en tenant compte des ressources humaines, et en les impliquant pour un objectif commun, le succès est assuré.

C'est la phase de performance ou mis en pratique, se réalisera ce qui a été conçu et créé sur papier depuis si longtemps, pour cela, certaines considérations doivent être prises en compte :

• L'organisation de toutes les ressources financières et matérielles, afin qu'il n'y ait pas de déficit milieu de l'exécution et apporter des retards qui nuiront au projet et endommageront le parfait planification.
• La motivation mutuelle est essentielle, afin que tous les membres fassent ce qui correspond à chacun de la meilleure façon, rapide et efficace.
• Assurez-vous que chaque membre s'accorde sur ce qui lui correspond et considère qu'il est sur la bonne voie.
• Ajustez le programme s'il y a des retards de la part de l'un des membres du groupe.
• Maintenez la meilleure attitude.

Exemple: La dernière réunion a eu lieu pour démarrer le projet, où chaque membre de l'équipe a effectué un décompte de toutes les pièces dont il avait besoin pour sa part du projet, ignorant le peintre puisqu'il appartient à la dernière phase de réalisation, une fois terminé, il a été déterminé que tout était complet et en commande. La question a été posée si tout le monde était d'accord et satisfait de ce qui allait commencer, où ils ont tous déclaré qu'ils étaient très heureux et anxieux.

Les jours suivants, tout le monde a travaillé efficacement réaliser tout ce qui est attendu au cours de la exécution.

Évaluation et contrôle

Dans ce processus de planification un bilan de ce qui a été fait est donné, de l'avis de chacun des participants ou de ceux qui recevront le projet. Il est à noter que tout au long du projet, des évaluations continues sont réalisées pour déterminer les avance, ainsi qu'à la fin pour déterminer si les objectifs ont été atteints, pour cela une série de Pas:

• Collecte de données: observations, questions et entretiens.
• Analyse des travailleurs: Chacun doit déterminer si le travail effectué répond à ses propres attentes.
• Emission de jugements, d'évaluation et de propositions pour améliorer ce qui a été fait.

L'évaluation et le contrôle sont nécessaires dans la planification, car les plans, aussi bien formulés et coordonnés soient-ils, sont toujours susceptible d'échecs et d'événements imprévus, il est donc nécessaire d'apporter des modifications et des ajustements qui dirigent les pains, à la réalisation efficace des objectifs et buts en argent.

Références bibliographiques:

Harold Koontz, et al, (2012) "Administration. Une perspective globale et commerciale »; Mexique. McGRAW-HILL/Interamericana Editores S.A. de C.V.