Il Funzioni amministrative sono di grande importanza in qualsiasi processo amministrativo, poiché rappresentano attività di base essenziali per la gestione di un'organizzazione, che consentono di indirizzarli verso il raggiungimento degli obiettivi.
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Queste funzioni sono inerenti alle quattro fasi di processo amministrativo, che sono: pianificazione, organizzazione, direzione e controllo; pertanto, ogni posizione gestita deve conoscerle e attuarle indipendentemente dall'attività economica dell'ente.
Ebbene, queste funzioni, essendo tipiche del processo amministrativo, sono universali, adattandosi facilmente a qualsiasi tipo di organizzazione.
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Per capire di cosa si tratta, vediamo quanto segue 16 esempi di funzioni amministrative.
In questo articolo troverai:
16 Esempi di funzioni amministrative di qualsiasi organizzazione
Le funzioni amministrative sono attività di base che devono essere svolte da qualsiasi posizione amministrativa per la gestione efficiente di un'organizzazione; occorre però partire dagli stessi processi amministrativi, essendo questi le funzioni centrali da cui si articolano funzioni o attività più specifiche:
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Pertanto, per descrivere le funzioni amministrative, 16 esempi di funzioni di base all'interno di ogni processo amministrativo.
Pianificare
In questa fase del processo amministrativo, le funzioni manageriali sono focalizzate su:
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1. Fissare obiettivi e obiettivi:
Per il funzionamento efficiente di qualsiasi organizzazione, la definizione degli obiettivi è fondamentale, questi consentono di concentrare gli sforzi per raggiungere i risultati o obiettivi stabiliti dall'ente.
Con base in essi è diretto il corso della gestione organizzativa; la loro mancanza aumenta la probabilità di fallimento e la duplicazione degli sforzi.
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2. Studia le alternative:
Per raggiungere gli obiettivi e le finalità di un'entità, gli amministratori nel potere delle loro funzioni devono sviluppare e cercare il alternative più valide per ottenere risultati efficaci.
Le alternative sono piani d'azione, in cui deve essere analizzata la fattibilità di ciascuna delle opzioni disponibili, consentendo di prendere la migliore decisione possibile.
3. Determina le risorse necessarie:
La realizzazione di qualsiasi piano d'azione implica l'investimento di risorse, pertanto il management deve saper identificare il quantità di risorse coinvolte nella gestione di un progettoe anticipare attraverso un budget quanto costerà all'azienda eseguirlo.
In questo modo, l'azienda può determinare se ha la solvibilità economica per finanziare il progetto e prevederne la redditività.
4. Definisci strategie
Una volta definito un percorso di azione per raggiungere gli obiettivi, è necessario progettare il pianificazione strategica per la gestione delle diverse attività a seguire, sia dai dirigenti che dai collaboratori, al fine di raggiungere efficacemente gli obiettivi prefissati.
Per questo è necessario prendere decisioni, definire scadenze e allocare risorse per raggiungere gli obiettivi prefissati.
Organizzare
L'organizzazione è un processo amministrativo, in cui le funzioni sono focalizzate su:
5. Definire le posizioni e le attività specifiche
La direzione ha la responsabilità di definire il profilo di ogni posizione all'interno dell'organizzazione, specificando le attività, le responsabilità o gli obblighi inerenti a ciascuna mansione.
6. Stabilire la struttura organizzativa
L'ammirazione deve stabilire il struttura organizzativa della catena di comando, specificando le teste o capi di zona e il subordinati, al fine di migliorare l'efficienza nel raggiungimento degli obiettivi, ottimizzare i tempi, facilitare il processo decisionale, tra gli altri vantaggi.
7. coordinare le attività
La realizzazione del processo operativo di un progetto richiede il coordinamento dei gruppi di lavoro, stabilendo interdipendenze tra le attività per garantire che tutto funzioni in modo efficiente.
8. Stabilire politiche procedurali
Per la gestione amministrativa, è fondamentale definire le politiche procedurali, fungendo da percorso di azione nel rispetto delle leggi e delle norme di sicurezza, che garantiscono il benessere dei lavoratori e l'esecuzione del progetto o del processo produttivo.
9. Assegna risorse
L'amministrazione deve anche gestire l'assegnazione di risorse necessarie per svolgere le funzioni di ciascuna posizionee vigilare sul loro uso efficiente per evitare sprechi di risorse.
Dirigere
Dal processo di gestione, le funzioni amministrative iniziano ad essere più dinamiche o operative, queste funzioni sono:
10. Gestire e motivare il personale
In questa fase, l'amministrazione deve concentrare i propri sforzi nel saper dirigere il personale, mantenendolo motivato., per incoraggiarli a raggiungere gli obiettivi prefissati dall'organizzazione.
11. Stabilire meccanismi di comunicazione
Una funzione amministrativa estremamente importante è quella di stabilire e mantenere una buona comunicazione tra i diversi gruppi di lavoro, che lo consentono migliorare la fluidità nella comunicazione e generare a buon ambiente di lavoro, migliorando la produttività e le prestazioni lavorative.
12. Risolvi i conflitti
È frequente l'insorgere di discrepanze e conflitti tra il personale nello svolgimento delle funzioni di gruppo di lavoro: in questi casi le amministrazioni hanno il compito di agire come mediatore al fine di garantire buoni rapporti di lavoro per il raggiungimento degli obiettivi.
Dai un'occhiata
Il controllo è la quarta fase del ciclo di ammirazione, che corre parallela allo sviluppo delle tre fasi precedenti, le cui funzioni sono le seguenti:
13. misurare le prestazioni
Le misurazioni delle prestazioni vengono effettuate in tutte le fasi del processo amministrativo, per questo l'amministrazione deve applicare indicatori di performance KPI, che consentono di valutare se sia il processo che i risultati vengono eseguiti secondo quanto pianificato.
14. Valutare e analizzare gli indicatori
Il management, oltre a misurare le prestazioni, deve stabilire parametri per la valutazione e l'analisi dei risultati per rilevare le inefficienze nelle prestazionie le sue possibili cause; L'amministrazione deve sapere come individuare quanto prima i guasti per garantire il funzionamento ottimale dei processi amministrativi.
15. Adottare e applicare misure correttive
La direzione deve mantenere a una gestione proattiva che permette di anticipare possibili guasti o errori adottare le misure correttive necessarie per garantire che tutto funzioni in modo efficiente secondo i piani.
Il rilevamento e la correzione tempestivi degli errori è estremamente importante, in questo modo si evitano sprechi. risorse e duplicazione degli sforzi, senza compromettere la continuità del processo produttivo o del progetto.
16. feedback
In ogni azienda la gestione amministrativa è un processo continuo, quindi una delle funzioni amministrativo è creare un processo di feedback che consenta di autovalutare la gestione per migliorare il efficienza.
