▷ เหตุการณ์สำคัญในการจัดการโครงการ

ในการจัดการโครงการ เหตุการณ์สำคัญคือจุดสำคัญที่แสดงถึงความคืบหน้าของโครงการ ซึ่งเป็นตัวแทนของกิจกรรมที่บ่งบอกถึง เสร็จสิ้นภารกิจหลัก และจำเป็นสำหรับการวัดความคืบหน้าของโครงการ การจัดระเบียบและประสานงานงาน และทำให้โครงการเป็นไปตามแผน ถูกต้อง.

เดอะ เหตุการณ์สำคัญใน การจัดการโครงการ เป็นส่วนพื้นฐานหากเราต้องการให้โปรเจกต์ของเราดำเนินการได้สำเร็จ เนื่องจากมันระบุถึง งานสำคัญที่ต้องทำให้เสร็จ อำนวยความสะดวกในการตรวจสอบและควบคุมผลลัพธ์

เหตุการณ์สำคัญไม่ใช่เรื่องยากที่จะจัดการหากคุณมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน และหากคุณระบุลำดับความสำคัญสำหรับโครงการได้อย่างถูกต้อง ตลอดจนเวลาดำเนินการ

เพื่อทำความเข้าใจวิธีการระบุพวกเขา ขั้นแรกให้กำหนดแนวคิดและขั้นตอนง่ายๆ 7 ขั้นตอนในการจัดการพวกเขาอย่างมีประสิทธิภาพ

เหตุการณ์สำคัญในการจัดการโครงการคืออะไร?

เดอะ เหตุการณ์สำคัญในการจัดการโครงการ เป็นเหตุการณ์หรือ จุดสำคัญใน กำหนดการ ของโครงการที่ทำเครื่องหมายว่างานหลักหรือระยะต่างๆ เสร็จสิ้น

สิ่งเหล่านี้จำเป็นสำหรับการประสานงาน การจัดการเวลา การควบคุมความเสี่ยง และสร้างแรงจูงใจให้กับทีม โดยพื้นฐานแล้วพวกเขาทำหน้าที่เป็นจุดตรวจที่ความคืบหน้าของโครงการได้รับการตรวจสอบและปรับเปลี่ยน จำเป็น.

สำหรับ Carrión I., Iosune V. (2010) "เหตุการณ์สำคัญ: โดยปกติคืองานที่ใช้ในการสร้างจุดควบคุมและมีระยะเวลาเป็น 0 หน้าที่ของมันคือการเน้นจุดนั้นของไดอะแกรมที่พิจารณาการควบคุมกิจกรรม การส่งมอบเอกสาร หรือองค์ประกอบบางอย่างที่การควบคุมมีความสำคัญหรือจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับโครงการ (หน้า 41)

จะระบุเหตุการณ์สำคัญของโครงการได้อย่างไร?

การระบุเหตุการณ์สำคัญของโครงการเป็นส่วนสำคัญของการวางแผน เพื่อให้ระบุได้อย่างถูกต้อง จะต้องคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้:

1. ทำความเข้าใจวัตถุประสงค์ของโครงการ: ก่อนที่จะระบุเหตุการณ์สำคัญ สิ่งสำคัญคือต้องทำความเข้าใจเกี่ยวกับ วัตถุประสงค์ทั่วไป ของโครงการ สิ่งนี้จะให้แนวคิดว่าขั้นตอนหรือเหตุการณ์ใดมีความสำคัญในกระบวนการ
2. ทำลายโครงการ: แบ่งโครงการออกเป็นงานย่อยๆ และขั้นตอนที่จัดการได้ วิธีนี้ทำให้คุณสามารถระบุได้ว่างานใดมีความสำคัญและคาดว่าจะเสร็จสิ้นเมื่อใด
3. ระบุเหตุการณ์สำคัญ: Milestones มักจะเป็นเหตุการณ์สำคัญใน วงจรชีวิตของโครงการและอาจรวมถึงการเสร็จสิ้นระยะโครงการ การอนุมัติแผนหรืองบประมาณ การส่งมอบองค์ประกอบหลัก หรือการทำงานที่สำคัญให้เสร็จสิ้น
4. พิจารณาความต้องการของลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: เหตุการณ์สำคัญยังสามารถเกี่ยวข้องกับความคาดหวังหรือข้อกำหนดของลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ตัวอย่างเช่น การลงนามในสัญญา การอนุมัติการออกแบบ หรือการยอมรับการส่งมอบอาจถือเป็นเหตุการณ์สำคัญ
5. กำหนดวันที่เป้าหมาย: กำหนดวันที่ให้กับแต่ละเหตุการณ์สำคัญ; สิ่งนี้จะให้มุมมองที่ชัดเจนเกี่ยวกับไทม์ไลน์ของโครงการและช่วยให้โครงการเป็นไปตามแผน

ในการทำเช่นนี้ วัตถุประสงค์สามารถใช้เป็นการสนับสนุนได้ (ปราดเปรื่อง), กำหนดว่า เหตุการณ์สำคัญต้องมีความเฉพาะเจาะจง วัดผลได้ บรรลุผลได้ มีความเกี่ยวข้องและมีเวลาจำกัด. สุดท้าย สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่ามีความชัดเจนสำหรับทั้งทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดสามารถเข้าใจได้

7 ขั้นตอนในการจัดการเหตุการณ์สำคัญของโครงการ

แสดงโดย Carrión I., Iosune V. (2010). "เหตุการณ์สำคัญแบ่งโครงการออกเป็นส่วนเชิงตรรกะและวัดผลได้" (หน้า 40); ดังนั้น การจัดการเหตุการณ์สำคัญของโครงการจึงหมายถึงชุดของขั้นตอนต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่ามีการระบุ ตั้งโปรแกรม กำกับดูแล และเสร็จสิ้นอย่างมีประสิทธิภาพ

บางขั้นตอนในการจัดการเหตุการณ์สำคัญของโครงการอย่างมีประสิทธิภาพคือ:

1. การระบุเหตุการณ์สำคัญ: คุณต้องระบุเหตุการณ์สำคัญในโครงการของคุณ ซึ่งอาจเป็นการเสร็จสิ้นระยะหนึ่ง การส่งมอบผลิตภัณฑ์ หรือการอนุมัติงบประมาณ และอื่นๆ
2. การรวมเข้ากับแผนโครงการ: เหตุการณ์สำคัญที่ระบุจะต้องรวมอยู่ในแผนโครงการและต้องระบุอย่างชัดเจนในกำหนดการโครงการ
3. การกำหนดวันที่: การกำหนดวันที่เจาะจงให้กับเหตุการณ์สำคัญเป็นสิ่งสำคัญ ซึ่งจะช่วยติดตามว่าเมื่อใดจำเป็นต้องไปให้ถึง
4. ติดตาม: เมื่อโครงการกำลังดำเนินการอยู่ ควรติดตามความคืบหน้าไปสู่เป้าหมายอย่างสม่ำเสมอ หากพบว่าเหตุการณ์สำคัญไม่เป็นไปตามกำหนดเวลา จะต้องดำเนินการตามขั้นตอนเพื่อแก้ไขปัญหาใดๆ ที่ทำให้เกิดความล่าช้า
5. การสื่อสาร: เหตุการณ์สำคัญต้องสื่อสารกับทั้งทีม เป็นสิ่งสำคัญที่ทุกคนเข้าใจว่าคาดหวังอะไรและเมื่อใดที่คาดหวัง
6. การเฉลิมฉลอง: เมื่อคุณบรรลุเป้าหมาย คุณควรเฉลิมฉลองกับทีมของคุณ เนื่องจากวิธีนี้เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจูงใจและรับรู้ถึงความพยายามของทุกคน
7. การแก้ไข: หลังจากบรรลุเป้าหมายแล้ว ควรดำเนินการทบทวนเพื่อระบุสิ่งที่ได้ผลดีและสิ่งที่สามารถปรับปรุงได้สำหรับเหตุการณ์สำคัญในอนาคต

ขั้นตอนเหล่านี้มีความสำคัญมากสำหรับการจัดการโครงการใดๆ ไม่ว่าจะเป็น Carrión I., Iosune V. (2553) ระบุว่า "เหตุการณ์สำคัญคือจุดในกำหนดการที่ระบุเมื่อกลุ่มของงานที่เกี่ยวข้องเสร็จสิ้น" (หน้า 41).

ความสำคัญของเหตุการณ์สำคัญในการจัดการโครงการ

เดอะ เหตุการณ์สำคัญในการจัดการโครงการ เหตุการณ์สำคัญหรือจุดที่บ่งบอกถึงความก้าวหน้าที่สำคัญต่อวัตถุประสงค์และเป็น จำเป็นสำหรับการวัดและการสื่อสารความคืบหน้า การจัดระเบียบและประสานงานงาน และทำให้โครงการเป็นไปตามแผน

แต่ละขั้นแสดงถึงความสำเร็จของงานหลักหรือระยะของโครงการ และทำหน้าที่เป็นจุดตรวจสอบที่ผู้จัดการสามารถประเมินความคืบหน้าได้ ความคืบหน้า การระบุปัญหาและการปรับเปลี่ยนตามความจำเป็นยังมีประโยชน์ในการสร้างแรงจูงใจให้กับทีม เนื่องจากเป็นการแสดงให้เห็นว่าการทำงานหนักของพวกเขากำลังได้รับผลตอบแทน ผลลัพธ์.

สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก เหตุการณ์สำคัญ ให้วิธีที่จับต้องได้เพื่อดูว่าอะไรที่ทำสำเร็จแล้วและสิ่งที่ยังต้องทำอยู่r; ดังนั้น การระบุและการจัดการเหตุการณ์สำคัญที่เหมาะสมจึงเป็นส่วนสำคัญของการจัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จ

การอ้างอิงบรรณานุกรม

• Iñigo Carrion Rosende, Iosune Berasategi Vitoria คู่มือสำหรับรายละเอียดโครงการ การบริหารชุมชนปกครองตนเองของ Basque Country Department of Education, Universities and Research; วันที่ 1 พฤษภาคม 2553 ยอดจำหน่าย: 1,000 เล่ม